L’association organisatrice de l’accueil doit en faire la déclaration préalable auprès du préfet du département où elle a son siège. Cette déclaration peut être faite via TAM « Téléprocédure d’Accueil de Mineurs ». Un récépissé atteste de la déclaration et comporte un numéro d’enregistrement.
Ces déclarations comprennent, notamment, des informations relatives aux organisateurs, aux modalités d’accueil, au public accueilli, aux personnes concourant à l’accueil, aux obligations relatives au projet éducatif, au contrat d’assurance et aux locaux.
En ce qui concerne les séjours spécifiques sportifs, une exception aux modalités de déclaration des accueils a été introduite par l’arrêté du 3 novembre 2014. Ainsi, les séjours spécifiques sportifs peuvent être déclarés au titre d’une année scolaire au moins deux mois avant le début du premier séjour et la déclaration couvre la période allant jusqu’à la veille du premier jour de l’année scolaire suivante.
Une fiche complémentaire doit alors être adressée au plus tard 1 mois avant le début de chaque accueil.
A la réception de chaque fiche complémentaire et après avoir constaté que toutes les informations requises ont été communiquées par l’organisateur, le préfet délivre un récépissé de déclaration comportant le numéro d’enregistrement de celle-ci. Lorsqu’une fiche initiale ou complémentaire est incomplète, le préfet demande à l’organisateur de lui fournir les éléments manquants dans un délai qu’il fixe. A défaut de production de ces éléments dans les délais impartis, la déclaration est réputée ne pas avoir été effectuée.
NB : Est puni de 6 mois d’emprisonnement et de 3 750 € d’amende le fait pour une personne de ne pas souscrire cette déclaration préalable ou le fait d’apporter un changement aux conditions d’accueil des mineurs sans avoir souscrit à cette déclaration (CASF, art. L. 227-8).
L’encadrement des activités physiques dans les accueils spécifiques sportifs est assuré, par une ou des personnes majeures répondant aux conditions prévues à l’article R. 227-13 CASF.
En application de l’article R. 227-19 CASF, une personne majeure est désignée par l’organisateur comme directeur du séjour et l’effectif de l’encadrement ne peut être inférieur à deux personnes.
Les conditions de qualification et le taux de l’encadrement sont ceux prévus par les normes ou la réglementation relatives à l’activité principale du séjour.
Il convient ainsi de noter que l’article L.212-1 du code du sport dispose que « seuls peuvent, contre rémunération, enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive ou entraîner ses pratiquants, à titre d’occupation principale ou secondaire, de façon habituelle, saisonnière ou occasionnelle […], les titulaires d’un diplôme, titre à finalité professionnelle ou certificat de qualification »
En outre, des normes sont fixées pour les séjours de vacances et il est conseillé de s’en rapprocher : 1 encadrant pour 12 mineurs (le seuil minimal restant à deux personnes), sauf règlementation spécifique plus contraignante ; en sachant que les personnes prenant part ponctuellement à l’encadrement des mineurs ne sont pas comprises dans l’effectif minimal.
Attention : l’organisateur doit s’assurer (notamment auprès des directions régionales et départementales de la jeunesse et des sports) que les personnes appelées à encadrer des mineurs n’ont pas fait l’objet d’une mesure d’interdiction, temporaire ou non, ou d’incapacité aux fonctions d’encadrement de mineurs.
Un projet éducatif doit être dressé par l’organisateur au moment de la déclaration SDJES. Ce document doit prendre en compte, dans l’organisation de la vie collective et de la pratique des diverses activités, les besoins psychologiques et physiologiques du public accueilli. Il définit les objectifs de l’action éducative et précise les mesures prises par l’organisateur pour être informé de sa mise en œuvre.
Voici différents thèmes pouvant être abordé à travers le projet éducatif :
Ce document est secondé par un projet pédagogique, également à produire lors de la déclaration. Il énumère les caractéristiques de l’ACM envisagé et décrit la manière dont sont mises en œuvre les intentions éducatives de l’organisateur (public cible, ressources humaines disponibles, lieu d’accueil, modalités de fonctionnement, etc.). Ce document a pour objectif de donner un sens aux activités proposées et de les inscrire dans la vie quotidienne du mineur au cours du séjour et doit servir de support pour le travail de l’équipe d’encadrement. Il comprend, entre autres :
Téléchargez : Exemple d’un projet éducatif de la Préfecture de la Manche
Obligation de souscrire à un ou des contrats d’assurance garantissant, les conséquences dommageables de la responsabilité civile encourue par les personnes organisant l’accueil de mineurs et les exploitants des locaux recevant ces mineurs, leurs préposés, les participants aux activités.
Téléchargez : attestation d’assurance Responsabilité Civile AIAC 2024-2025
Toute personne souhaitant s’inscrire à l’ACM doit produire des informations relatives à sa vaccination antidiphtérique, antitétanique et antipoliomyélitique. Durant le stage, un membre de l’équipe d’encadrement doit être désigné comme chargé du suivi sanitaire. Il tient un registre des soins. Il est également prévu un lieu spécifique pour isoler les malades. Aucun médicament ne peut être administré à un mineur sans prescription médicale. Une liste actualisée des secours et des personnes à contacter pour chaque mineur est tenue. En cas d’accident, la SDJES doit être avertie sans délai.
Téléchargez : Fiche sanitaire de séjour sportif (CERFA)
En cas de survenance d’un incident ou accident grave dans le cadre d’un accueil collectif de mineurs droit déclaré sans délais à la SDJES du séjour sportif par téléphone, puis dans les 48h via le formulaire dédié (CERFA). Un incident ou accident est considéré comme grave, s’il est susceptible :
Une déclaration d’accident doit également être saisie auprès de l’assureur de la Fédération dans les 48h. Nous vous invitons à prendre connaissance de la procédure sur la page dédiée du site.
En savoir plus >> Assurance et déclaration de sinistre :
Comment déclarer un sinistre ?
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