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La fédération française d’escrime recrute un.e assitant.e de direction. Le.la collaborateur.rice est placé.e sous l’autorité de la Directrice générale qui définit ses missions et les conditions de leur exercice. Il.elle sera chargé.e d’assister la Directrice et les élus dans l’organisation quotidienne de leur travail.
Il.elle devra assurer les missions suivantes :

FONCTIONS

1) Secrétariat :

• Réception et gestion des appels téléphoniques du pôle
• Accueil physique
• Suivi de l’agenda institutionnel de la Directrice générale, du Président et du Secrétaire général
• Organisation des réunions, des déplacements
• Préparation des dossiers des réunions
• Rédaction des courriers, de notes administratives
• Rédaction des comptes rendus et réunions auxquels il.elle participe
• Traitement du courrier à l’arrivée et au départ
• Préparation des décisions de la Directrice générale

2) Gestion des réunions des différentes instances :

• Organisation logistique des séances des différentes instances en particulier des assemblées générales, du bureau et du comité directeur
• Suivi des participations, du quorum et des votes et contribution à la rédaction des procès-verbaux ;
• Préparation et envoi des dossiers afférents aux différentes instances
• Suivi de la mise à jour des textes ainsi que leurs publications
• Mise à jour des listings, notamment lors du renouvellement des membres des instances.

3) Services généraux :

• Organisation des déplacements
• Relation avec les prestataires de service (véhicule, téléphonie, entretien etc …)
  Ces missions ne sont pas éligibles au télétravail.

COMPETENCES

Connaissances
• Organisation de l’écosystème sportif et de son environnement institutionnel et administratif
Savoir-faire
• Qualités rédactionnelles
• Capacité à travailler en équipe
• Maitrise des outils bureautiques et de partage de l’information (Word, Excel, Powerpoint)
Savoir-être
• Autonomie, proactivité et réactivité
• Sens de l’initiative et de l’engagement
• Adaptabilité
• Discrétion professionnelle

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